Spam voorkomen?
Het komt een enkele keer voor dat e-mails in de spam komen. Dit is als volgt op te lossen:
Omdat SignBird namens jou mailtjes verstuurt, is het goed om ons daar formeel toestemming voor te geven. Als je dat niet doet heb je kans dat de e-mails van SignBird als spam worden gezien door de inbox van je ondertekenaars. Hoe je deze toestemming geeft, lees je hieronder.
SPF-record
Stel, jij gebruikt email@klant.nl in SignBird. Dat betekent dat als je via SignBird een ondertekenverzoek naar een ondertekenaar stuurt, SignBird net doet of deze mail afkomstig is van email@klant.nl. Dit ‘net doen’ wordt door steeds meer spam-filters als indicatie gezien dat de mail spam is. Dat is ook logisch, er is in het verleden veel misbruik gemaakt van dit mechanisme.
Om te zorgen dat SignBird namens email@klant.nl mag mailen, kun je ons doormiddel van een zogenaamd SPF-record toestemming geven. De inbox van de ondertekenaar kan dan terugvinden dat SignBird deze toestemming heeft en zal de mail minder snel als spam bestempelen.
Een SPF-record toevoegen vereist wat technische kennis. In de DNS-instellingen van je domeinnaam moet je een TXT record toevoegen met de volgende waarde:
v=spf1 ip4:192.237.158.38 ~all
LET OP: pas nooit zomaar je DNS-instelling aan als je niet precies begrijpt hoe dat werkt. Vraag een expert om hulp bij twijfel.
Microsoft Office 365
Microsoft heeft recentelijk haar securitybeleid aangepast met betrekking tot het spoofen van e-mails. Dit betekent in Office 365 waarin ook Outlook wordt gebruikt veel sterker wordt gecontroleerd op het ‘namens een ander e-mailen’ zoals hierboven is uitgelegd.
Dit lijkt met name het geval als vanuit email@klant.nl via SignBird gemaild wordt naar emailtwee@klant.nl (kortom, een e-mail naar iemand anders binnen de organisatie). Zelfs als een SPF-record is ingesteld worden dergelijke e-mails door Office 365 als spam gezien en dus niet bezorgd.
Op de website van Microsoft kun je hier meer over lezen.
Noreply
Een andere oplossing is dat wij niet meer e-mails versturen vanuit jouw e-mailadres, maar vanuit noreply@signbird.nl. De kans dat e-mails dan in de spam belanden wordt daardoor vele malen kleiner. Je kunt dit instellen in het instellingenscherm als je bent ingelogd in SignBird.
